Planifier un déménagement de bureau bien à l’avance vous permet d’économiser de l’argent, de réduire le stress, de définir des objectifs clairs et de mettre tout le monde sur la même longueur d’onde. Que vous déménagiez à l’étranger, dans un autre État ou à quelques kilomètres de chez vous, commencez à planifier tôt.
Dès que possible, parlez à vos employés de votre déménagement à venir et faites appel à une société de déménagement de bureaux réputée pour faciliter une transition en douceur.
Une fois ces problèmes majeurs réglés, vous pouvez commencer à exécuter votre plan directeur pour déménager avec le moins de perturbations possible.
1. La communication est la clé d’un déménagement de bureau réussi
Faites participer vos employés à chaque étape du processus de déménagement. Une communication claire et une prise de décision transparente contribuent à les rassurer.
Nommez un coordinateur ou un comité chargé de suivre les moindres détails du déménagement et rencontrez-le au moins une fois par semaine pour vous assurer que tout se déroule comme prévu.
Informez tous vos clients et fournisseurs de votre nouvelle adresse et de votre nouveau numéro de téléphone, ainsi que de la date de votre déménagement.
2. Préparez votre nouveau bureau
Le déménagement d’une entreprise implique deux bureaux, le nouveau et l’ancien.
Visitez vos nouveaux locaux pour prendre des mesures et établir un plan de la configuration des bureaux. Ce plan vous permettra d’organiser la disposition de vos équipements, bureaux, télécommunications et ordinateurs.
Emmenez votre équipe informatique pour commencer à travailler sur le câblage du nouveau bureau bien à l’avance. Elle devra également inspecter la salle des serveurs pour s’assurer qu’elle répond à vos besoins.
S’assurer que votre nouveau bureau est prêt à fonctionner dès que possible est une étape cruciale pour un déménagement en douceur.
3. Passez en revue vos besoins
Le déménagement des bureaux est le meilleur moment pour mettre à niveau vos systèmes et équipements. Vous pouvez installer les nouveaux éléments dans le nouveau bureau, sans perturber les opérations.
Vous vous épargnerez également les dépenses inutiles et les tracas liés au déménagement d’un équipement obsolète dans vos nouveaux locaux.
Passez en revue votre équipement de bureau et prenez des dispositions pour donner ou recycler les articles dont vous n’avez plus besoin. Prenez des dispositions pour le transport spécialisé des articles techniques sensibles.
4. Finalisez les détails
Quelques jours avant le jour du déménagement, installez les lignes téléphoniques, les connexions Internet et les services publics dans votre nouveau bâtiment. Vous pourrez ainsi vérifier que tout est opérationnel avant l’arrivée de vos employés.
Organisez l’impression de la nouvelle papeterie commerciale, comme les en-têtes de lettres et les cartes de visite.
Sauvegardez vos données sur le cloud. Faites les copies appropriées de tout. Conservez-les dans deux endroits sûrs distincts.
Demandez à vos employés d’étiqueter chaque élément de leur espace de travail et de commencer à emballer leurs articles personnels, leur papeterie et leurs documents. Si nécessaire, faites en sorte que les membres clés du personnel travaillent à domicile les jours précédant, pendant et après le déménagement.
5. Un jour de déménagement sans heurts
Faites en sorte que votre déménagement ait lieu pendant un week-end et à une période calme du mois. Cela limitera l’impact sur votre flux de travail.
Une équipe professionnelle de déménagement de bureaux s’assurera que tout est emballé, déplacé et déballé avant que vos employés ne se présentent au travail le lundi.
Il ne leur restera plus qu’à déballer leurs affaires personnelles avant de reprendre le travail.
Vous envisagez de déménager vos bureaux prochainement ?
Agissez dès maintenant pour assurer une transition sans effort vers vos nouveaux locaux. Le temps et l’argent sont deux des principaux facteurs lorsqu’il s’agit de planifier un déménagement de bureau.
Plus tôt vous prendrez contact avec une société de déménagement de bureaux, plus tôt vous aurez une idée des coûts impliqués et un calendrier à respecter.
Prenez contact avec l’un des experts du déménagement de bureaux dès maintenant pour discuter de vos besoins en la matière.